Was tun, wenn der Kunde die Lieferung einer VDI-2770-konformen Dokumentation fordert?

Was sind Metadaten? • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas/Shutterstock.com

Waren Sie schon mal mit der Herausforderung konfrontiert, dass der Kunde eine VDI-2770-konforme Dokumentation fordert und Sie stehen vor einem Berg von technischen Dokumenten, den Sie erst für die VDI-Richtlinie fit machen müssen? Dann wissen Sie vermutlich auch, wie aufwendig, kompliziert und mühsam es sein kann, standardkonforme Dokumente bereitzustellen.

Dieser Beitrag beleuchtet die Vorteile und Möglichkeiten der Dokumentation nach der Richtlinie des VDI.

Den, um den Standard einzuhalten und valide Dokumente zu liefern, müssen zahlreiche Anforderungen an Format, Struktur und Metadaten-Einsatz erfüllt werden. Sie erfahren, welche Herausforderungen das Erstellen einer solchen digitalen Dokumentation mit sich bringt und wir verraten Ihnen, wie Sie mithilfe von plusmeta, Künstlicher Intelligenz und speziell für die VDI Richtlinie entwickelten Workflows viel Arbeit und Zeit sparen.

Die Vorteile einer Dokumentation nach der Richtlinie VDI 2770

Auf den ersten Blick mag eine VDI-2770-konforme technische Dokumentation mit Mehrarbeit verbunden sein. Hat man die Mühe aber auf sich genommen und die Herausforderungen beim Erstellen gemeistert, profitieren Zulieferer, Betreiber und Service-Dienstleister von zahlreichen Vorteilen.

Die vom Verein Deutscher Ingenieure e.V. (VDI) entwickelte Richtlinie VDI 2770 standardisiert die Mindestanforderungen für ein elektronisches Austauschformat, mit dem sich eine einheitliche Gesamtdokumentation aus unterschiedlichen Quellen digital zusammenführen lässt. Der Standard entstand zwar entsprechend der speziellen Bedürfnisse der Prozessindustrie, ist aber branchenunabhängig anwendbar und nicht auf Dokumente verfahrenstechnischer Anlagen beschränkt. VDI 2770 sorgt allgemein für eine bessere Organisation der Dokumentation und bildet die Basis für einen funktionierenden digitalen Informationsaustausch.

Das standardisierte, digitale Format erhöht die Effizienz und Transparenz der Dokumentation. Informationen sind über den kompletten Lebenszyklus eines Produkts schneller auffindbar und der Zugriff wird erleichtert. Sind zudem die erforderlichen Prüfzeugnisse zur Abnahme verfahrenstechnischer Anlagen unmittelbar verfügbar, sorgt das darüber hinaus für mehr Rechtssicherheit. Rechtliche Probleme durch nicht auffindbare Prüfzertifikate lassen sich dank des Standards vermeiden. Darüber hinaus sind durch die Digitalisierung der Dokumente auch Reparaturanleitungen oder Ersatzteillisten direkt greifbar, was die Reparatur- und Stillstandszeiten von Maschinen und Anlagen erheblich verkürzt.

Einfache Integration von Zulieferdokumentation. • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas

Als Zulieferer sollte Ihnen bewusst sein, dass für den Einkauf Ihrer Kunden die VDI-2770-Konformität der technischen Dokumentation mehr und mehr zu einem Muss-Kriterium wird. Anlagenbetreiber oder Anlagenbauer für die Prozessindustrie verlangen zunehmend die Einhaltung der Richtlinie und die Bereitstellung digitaler Herstellerinformationen. In Zukunft wird das noch häufiger der Fall sein, da VDI-2770-konforme Dokumentationspakete ein essenzieller Bestandteil der Digitalen Datenkette sind. Seit 2023 beginnen die im Digital Data Chain Consortium zusammengeschlossenen Unternehmen, die Dokumentation nach VDI 2770 zu verbreiten und zu etablieren.

Standardisierte, digitale Herstellerinformationen sollen die reibungslose Übergabe und Weiterverarbeitung der Dokumente zwischen den Zulieferern und Anlagenbetreibern oder Anlagenbauern erleichtern und sicherstellen. VDI 2770 wird zum einheitlichen Standard für die gesamte Branche. Ist ein Unternehmen in der Lage, digitale Dokumentationspakete in der geforderten Form zu liefern, kann dies in Zukunft zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Unter Umständen ist es seiner Konkurrenz in Sachen Digitalisierung in der Zeit voraus und erschließt sich durch eine umfassende Nutzung seiner technischen Informationen neue Umsatzchancen.

Profitieren Sie von der VDI 2770: Sparen Sie Zeit und Ressourcen • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas

Diese Herausforderungen sind beim Erstellen einer VDI-2770-konformen Dokumentation zu meistern

Doch bevor Ihr Unternehmen von den geschilderten Vorteilen und Möglichkeiten profitiert, gilt es, einige Herausforderungen zu meistern.

Häufig liegen die einzelnen Dokumente in unterschiedlichen Formaten vor. Teilweise sind sie schon digital als PDF-Dokumente verfügbar, oft existieren sie aber noch in Papierform. Die Richtlinie der VDI-Gesellschaft gibt für die digitale Bereitstellung der technischen Dokumentation die Einhaltung verschiedener Mindestanforderungen vor.

Die Dokumente müssen im Dateiformat PDF/A vorliegen, bei denen die Textinhalte elektronisch durchsuchbar sind. Ausnahmen existieren nur für wenige Dokumente wie Zeugnisse, Zertifikate oder Bescheinigungen.

Jedes Dokument benötigt zusätzlich eine XML-Datei mit den Metadaten. Die erforderlichen Metadaten im XML-Format werden aus den vorhandenen PDF-Dateien erstellt und zusammen mit dem PDF/A-Dokument in einen ZIP-Dokumentencontainer gepackt. Alle Dokumente müssen entsprechend ihrem Verwendungszweck und ihrer Art klassifiziert und einer der zwölf vorgegebenen VDI-Dokumentenkategorien zugeordnet werden. Die Dokumentenstruktur muss der Struktur der Produktbestandteile entsprechen. Ein aus mehreren Bestandteilen bestehendes Produkt erfordert die Abbildung der Produktstruktur in verschachtelten Dokumentationscontainern mit entsprechenden Unterpaketen. Alle Dokumente werden in einem gesamten Dokumentationscontainer mit einem Hauptdokument gebündelt. Auch Zulieferdokumente lassen sich dort unterbringen. Das Hauptdokument des Dokumentationscontainers besteht ebenfalls aus einer XML-Datei und einem PDF/A-Dokument und fungiert als eine Art Inhaltsverzeichnis.

plusmeta unterstützt bei der richtlinienkonformen Umsetzung der Dokumentstruktur • Grafik: plusmeta GmbH

Mit plusmeta VDI-2770-konforme Dokumentationspakete schnell und einfach generieren

Die Richtlinie VDI 2770 manuell umsetzen und einhalten zu wollen, ist ein mühsames und fehleranfälliges Unterfangen. Dafür sind die Vorgaben zu komplex und arbeitsintensiv. Viel einfacher geht es mit der cloudbasierten Lösung von plusmeta. Mit ihr lässt sich z. B. die Konvertierung von PDF-Dokumenten in PDF/A einfach umsetzen.

Die von plusmeta selbst entwickelte Künstliche Intelligenz analysiert technische Dokumente in Sekundenschnelle und erkennt geforderte Metadaten wie Produkt, Sprache, Hersteller oder Dokumentenkategorie automatisch. Auch die Verarbeitung mehrsprachiger Metadaten lässt sich einfach umsetzen. Mit den erkannten Metadaten werden die entsprechenden XML-Dateien erstellt. Aus dem PDF/A-Dokument und der zugehörigen XML-Metadatendatei generiert plusmeta das Austauschformat als ZIP-Dokumentencontainer. Alle notwendigen Dokumentationsdaten packt plusmeta in ein ZIP-Archiv mit einem übersichtlichen PDF-Hauptdokument, der XML-Variante dieses Dokuments und den verschachtelten Dokumentencontainern. Dabei stellt die plusmeta-Lösung sicher, dass sämtliche Anforderungen wie Dokumentkategorien, eindeutiger Produktbezug, Integration von Zulieferdokumentation und Struktur des fertigen Pakets (entsprechend der Produktstruktur) eingehalten werden.

Der komplette Workflow ist intuitiv und läuft in vier einfachen Schritten ab:

Schritt 1: Dokumente in die plusmeta-Plattform hochladen
Schritt 2: Automatisches Erkennen der von VDI 2770 geforderten Metadaten durch die von plusmeta selbst entwickelte KI
Schritt 3: Prüfen und Abnehmen der vorgeschlagenen Metadaten (inklusive Validierung der Normvorgaben)
Schritt 4: Automatisches Generieren des VDI-2770-Pakets und Bereitstellung zum Download

Metadaten next Level

Möchten Sie für Ihre Kunden VDI-2770-konforme Dokumentationscontainer erstellen, dann nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf. Zögern Sie nicht und machen Sie Ihre Dokumente fit für die Richtlinie. Sparen Sie viel Zeit und Mühe mit der intuitiv bedienbaren und sofort einsetzbaren Lösung von plusmeta. Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihre E-Mail.

Gerne vereinbaren wir mit Ihnen eine erste unverbindliche Demo.

Sie möchten noch tiefer in die VDI 2770 und Ihre Anforderungen eintauchen, dann empfehlen wir Ihnen unsere Themenseite, die sich noch tiefer mit den technischen Spezifikationen beschäftigt: “Bereit für die VDI 2770?”