Automatisierte Aufbereitung von Daten für Content Delivery

Kontext- und zielgruppenspezifische Bereitstellung ist das Ziel von Content Delivery • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas/Shutterstock.com

Wird Content Delivery für Ihr Unternehmen auch immer wichtiger? Ihre Kunden erwarten, dass Sie technische Dokumente und Informationen passend für die Verwendung in einem Content Delivery Portal zur Verfügung stellen, aber Ihre Daten sind noch nicht bereit dafür?

Ein Content Delivery Portal sorgt für eine effiziente Verwaltung, Verteilung und Zugänglichmachung von technischen Dokumenten und Informationen. Dank Content Delivery sind sie für die Nutzer überall und stets aktuell verfügbar. Das gelingt aber nur mit der richtigen Datenbasis. Denn mit dem einfachen Importieren von PDF-Dokumenten ist es nicht getan. Ihre technischen Dokumente und Informationen müssen mit Metadaten angereichert und entsprechend aufbereitet werden.

Dieser Beitrag erklärt Ihnen die Vorzüge eines Content Delivery Portals. Sie lernen die Herausforderungen kennen, die es bei der Aufbereitung technischer Dokumente für Content Delivery zu meistern gilt, und erfahren, wie Ihnen die plusmeta-Software dabei hilft.

Diese Vorteile bietet Ihnen Content Delivery

Hat man die Herausforderungen gemeistert und macht technische Dokumente und Informationen über ein Content Delivery Portal zugänglich, ist das mit einer ganzen Reihe von Vorteilen verbunden.

Ein Content Delivery Portal ist ein zentrales, webbasiertes Informationsportal. Es stellt den Nutzern die gewünschten Informationen kontext- und zielgruppengerecht bereit. Gleichzeitig sorgt es für eine effiziente Verwaltung, Verteilung und Zugänglichmachung von technischen Dokumenten und Informationen. Im Prinzip ist das CDP eine Weiterentwicklung der klassischen Online-Hilfe. Im Gegensatz zu einer einfachen Online-Hilfe sind die Informationen aber sehr granular abgelegt und intelligent miteinander verknüpft. Die Nutzer des Portals finden die gewünschten Informationen über intelligente Such- und Filterfunktionen sehr schnell und einfach und können sie unkompliziert abrufen. Für jeden Nutzer sind die genau für ihn passenden Informationen immer aktuell und überall verfügbar.

Das Scrollen durch endlose PDFs gehört dank Content Delivery endgültig der Vergangenheit an. Mit einem durchdachten und effizient aufgebauten CDP gelangen die Nutzer schneller denn je zu den gewünschten Informationen. Jeder hat genau die für seine Produktvariante oder für seine Frage passenden Daten oder Antworten immer griffbereit zur Hand. Das funktioniert sogar unabhängig vom gerade verwendeten Gerät wie PC, Laptop, Smartphone oder Tablet. Denn die Bereitstellung lässt sich zielgruppenspezifisch auf das aktuell genutzte Endgerät anpassen. So erhält der Techniker zum Beispiel seine gesuchten Reparaturhinweise über eine App auf seinem Tablet oder der Endkunde die Bedienungsanleitung seines Produkts über die Webseitendarstellung seines Browsers.

Ein weiterer Vorteil von Content Delivery ist, dass alle Nutzer immer auf die gleiche, aktuelle Datenbasis zugreifen. Ist eine Aktualisierung im CDP eingespielt, liefert jede neue Nutzerabfrage automatisch die aktualisierten Informationen. Durch unterschiedliche Informationsstände verursachte Falschinformationen oder Fehler sind quasi unmöglich. Das steigert die Qualität und Zuverlässigkeit der Technischen Dokumentation, was letztendlich auch zur Sicherung von Wettbewerbsvorteilen beiträgt.

Unstrukturierte Daten stehen häufig am Anfang eines Content Delivery-Projektes • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas

Die Herausforderungen bei der Aufbereitung der Daten für ein Content Delivery Portal

Bevor die Nutzer von den Vorteilen eines Content Delivery Portals profitieren, sind bei der notwendigen Aufbereitung der Daten einige Herausforderungen zu meistern.

Zunächst einmal wäre es natürlich denkbar, einfach komplette PDFs einer Technischen Dokumentation unbearbeitet über ein Portal zur Verfügung zu stellen. Das hat aber wenig mit intelligentem Content Delivery zu tun. Denn so ist nur eine einfache Volltextsuche möglich. Content Delivery verfolgt aber das Ziel, Informationen möglichst kleinteilig, in abgeschlossenen Informationseinheiten (z.B. auf Grundlage von Topics) bereitzustellen. Je kleiner die Informationshäppchen sind, desto flexibler und übersichtlicher lassen sie sich zusammenstellen. Im Optimalfall beantwortet jede Informationseinheit genau eine Fragestellung. Um dieses Ziel zu erreichen, sind Metadaten unverzichtbar. Mithilfe der Metadaten lässt sich auch die Navigation oder Facettensuche bewerkstelligen. Die dafür benötigten Metadaten für eine große Menge an Bestandsdokumenten einer Technischen Dokumentation nachträglich händisch zu vergeben, ist leider sehr aufwendig und wirtschaftlich kaum sinnvoll zu realisieren. Hierfür sind intelligentere Lösungen erforderlich.

Eine weitere Herausforderung der Datenaufbereitung ist, dass die Informationen häufig aus verschiedenen Quellen (Silos) stammen. Sie müssen für die Bereitstellung in einem CDP erst harmonisiert werden. Hierfür wurden Standards entwickelt, wie der intelligent information Request and Delivery Standard (iiRDS). Mit dem Open-Source-Standard des iiRDS-Konsortiums für den Austausch digitaler Anwenderinformationen lassen sich Inhalte aus unterschiedlichen Quellen genau passend in ein iiRDS-kompatibles CDP importieren. Der Standard ermöglicht den Austausch von Metadaten zwischen beispielsweise einem Redaktionssystem und einem CDP. Die strukturierten und klassifizierten Inhalte müssen in Pakete mit einheitlichem Metadatenformat verpackt werden, die das Portal verarbeiten kann. Je umfassender die Klassifizierung und Strukturierung der Informationen ist, desto stärker ist später die Leistung des Content Delivery Portals, aber umso komplexer ist auch das dahinterstehende und umzusetzende Metadaten- und Wissensmodell.

Der iiRDS-Standard wurde speziell entwickelt für den Austausch digitaler Anwenderinformationen. • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas

Wie Sie mit plusmeta Ihre Daten fit für den Einsatz in einem Content Delivery Portal machen

Zum Glück liefert Ihnen plusmeta die passenden Lösungen, um Ihre Technische Dokumentation und Ihre Daten fit für den Einsatz in einem Content Delivery Portal zu machen.

Mit der plusmeta-Software lassen sich technische Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren und zusammenführen. Die eigens für diese Zwecke entwickelte Künstliche Intelligenz ermöglicht eine automatische Vergabe von Metadaten an Bestandsdaten und eine automatisierte Klassifikation der Inhalte. Mithilfe der KI lassen sich die Inhalte mit allen für ein intelligentes Content Delivery notwendigen Metadaten anreichern.

Darüber hinaus segmentiert plusmeta Dokumente (PDFs) Metadaten-spezifisch mithilfe von Pattern Matching und Machine Learning in kleinere Informationseinheiten. Die Inhalte und deren Metadaten lassen sich mit plusmeta leicht in Formate wie das Standardaustauschformat iiRDS bringen. Die Software unterstützt Sie beim Mapping kundenspezifischer Metadatenmodelle auf Branchenstandards wie iiRDS. Als Ergebnis generiert die webbasierte plusmeta-Software iiRDS-konforme Pakete, die sich direkt in ein kompatibles CDP importieren lassen.

Ohne effektives Content Delivery bleibt die Suche nach der passenden Information eine echte Herausforderung • Grafik: plusmeta GmbH

Mit plusmeta machen Sie Ihr Wissen bereit für den Einsatz im Content Delivery Portal

Nutzen Sie plusmeta um Ihre Daten bereit für den Einsatz im Content Delivery zu machen. Somit eröffnen Sie sich nicht nur viele praktische Anwendungen, sondern steigern zusätzlich, ohne große Aufwände den Customer Value Ihres Produktes.

Wenn Sie Fragen zu den hierfür von plusmeta angebotenen Lösungen und deren Möglichkeiten haben, dann zögern Sie nicht und schreiben Sie uns noch heute eine E-Mail oder rufen Sie uns an. Wir freuen uns, Ihnen die Vorzüge von plusmeta näherzubringen und gemeinsam mit Ihnen Ihre technischen Dokumente bereit für den Einsatz in einem Content Delivery Portal zu machen.

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