Erfolgreiche Migration zu einem neuen Component Content Management System

Leistungsboost für die Technische Redaktion: Component Content Management Systeme • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas/Shutterstock.com

Ein Component Content Management System erleichtert der Technischen Redaktion die Arbeit und bietet für das vorhandene Wissen vielfältige Wiederverwendungsmöglichkeiten. Um ein solches System erfolgreich aufzusetzen, ist einiges an Aufwand notwendig. Wie Sie von einem CCMS profitieren und wie Sie plusmeta bei der Einführung eines solchen Systems unterstützen kann, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Ein CCMS sorgt für eine hohe Konsistenz Ihrer Informationsprodukte und bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten für das vorhandene Wissen. Die Informationen der Technischen Dokumentation lassen sich effizient verwalten und von einer einzigen Quelle aus in beliebigen Formaten veröffentlichen. Neben der Technischen Redaktion profitieren auch die Kunden und Partner Ihres Unternehmens von einem solchen CMS. Bevor ein Component Content Management System gewinnbringend eingesetzt werden kann, ist jedoch einige konzeptionelle Arbeit und eine umfassende Aufbereitung Ihrer Daten notwendig.

Möchten Sie Ihrer Technischen Redaktion die Arbeit erleichtern und von den vielen neuen Möglichkeiten eines Component Content Management Systems profitieren, sind aber noch auf der Suche nach geeigneten Wegen und Lösungen, um Ihre Daten dafür zu optimieren und erfolgreich zu einem CCMS zu migrieren? Dann erklären wir Ihnen in diesem Beitrag, worin der Unterschied zu einem gewöhnlichen Content Management System besteht, welche neuen Möglichkeiten Ihnen ein CCMS bietet, welche Herausforderungen es für die erfolgreiche Durchführung eines Migrationsprojekts zu meistern gilt und wie sie die plusmeta-Software dabei unterstützen kann.

Die Wiederverwendung von Informationseinheiten spielt eine zentrale Rolle in CCMS. • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas

Diese neuen Möglichkeiten bietet Ihnen ein CCMS

Die Nutzung eines leistungsstarken, richtig aufgesetzten Component Content Management Systems (CCMS) wie Schema ST4 von Quanos, Smart Media Creator von EC Systems oder COSIMA go! von DOCUFY kann die Arbeit der Technischen Redaktion erheblich erleichtern. Darüber hinaus ergeben sich viele neue Möglichkeiten. Doch bevor wir näher auf die Vorzüge eingehen, möchten wir Ihnen erklären, was ein CCMS eigentlich ausmacht und was die Unterschiede zu einem CMS (Content Management System) sind:

Was ist ein CCMS und worin besteht der Unterschied zu einem Content Management System?

Ein Component Content Management System ist ein speziell für die Technische Dokumentation vorgesehenes Redaktionssystem. Das ist der wichtigste Unterschied zu einem CMS. Ein gewöhnliches Content Management System ist ein System für die generelle Verwaltung digitaler Inhalte. Es ist nicht auf die Verwaltung Technischer Dokumentationen spezialisiert. Die bekannteste Form des Content Management Systems ist das Web-CMS. Vorrangige Aufgabe eines Web-CMS ist es, Inhalte und Designs von Internetauftritten und Webseiten zu verwalten, zu pflegen und zu veröffentlichen. Mit einem CCMS hat es nur wenig gemeinsam.

Das zusätzliche “C” in CCMS steht für “Component” und beschreibt eine ganz besondere Eigenschaft des Content Management Systems. Inhalte werden nicht wie in einem CMS auf Dokumentenebene, sondern auf modularer Komponentenebene als Topics gemanagt. Die Informationsobjekte und Medien der Technischen Dokumentation sind im Component-CMS über ihre Metadaten organisiert und werden in einem standardisierten, strukturierten Format (zum Beispiel XML) in einer Datenbank verwaltet. Zudem besteht eine konzeptionelle Trennung zwischen Inhalt, Layout und Metadaten. Die verschiedenen Topics lassen sich frei kombinieren und für die verschiedenen Zielgruppen in vielen unterschiedlichen Formaten veröffentlichen. Darüber hinaus bietet ein Component-CMS Funktionen für die Versionierung, das Variantenmanagement, die Rechte- und Rollenverwaltung und das Übersetzungsmanagement.

Das sind die konkreten Vorteile eines CCMS

Durch die Überführung der Technischen Dokumentation in ein Component Content Management System und die Verwaltung der Inhalte als modulare Informationsobjekte steigen die Datenqualität und die Effizienz in der Technischen Redaktion. Das vorhandene Wissen lässt sich dank der Modularisierung vielfältiger einsetzen. Das CCMS agiert für die Informationseinheiten als sogenannte “Single Source of Truth” und gestattet deren Wiederverwendung mit deutlich reduziertem Änderungsaufwand und Fehlerpotenzial. Die Technische Redaktion kann blitzschnell auf ein gesuchtes Informationsobjekt zugreifen. Sämtliche Änderungen müssen nur an einer Stelle eingepflegt werden. Davon profitiert auch die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams.

Die vorhandenen Informationseinheiten lassen sich beim Erstellen eines Informationsprodukts durch Referenzierung wiederverwenden und müssen nicht kopiert werden. Das verbessert die Konsistenz der Informationsprodukte und steigert die Wiederverwendbarkeit und Verständlichkeit der Texte. Dadurch spart ein Unternehmen auch Kosten und Aufwand für das Übersetzen der Texte. Denn das Redaktionssystem verwaltet auch die Sprachvarianten Ihrer Technischen Dokumentation und stellt Schnittstellen zu Übersetzungssystemen zur Verfügung.

Ein weiterer Vorteil eines CCMS ist das effiziente Variantenmanagement. Vor allem, wenn viele verschiedene Produktvarianten vorhanden sind, erleichtert die modulare Informationshaltung des Component-CMS das Erstellen und Verwalten der variantenspezifischen Inhalte.

Durch Component Content Management Systeme ist die Bereitstellung von verschiedenen Ausgabeformaten und Systemen einfach möglich. • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas

Die Herausforderungen bei der Durchführung eines Migrationsprojekts zur Einführung eines neuen CCMS

Um ein CCMS erfolgreich einzuführen und vorhandene Daten für das Migrationsprojekt aufzubereiten, sind einige Herausforderungen zu meistern. Zunächst sind die vorhandenen Texte und Medienobjekte sinnvoll zu strukturieren und zu modularisieren. Dabei müssen Sie sich von der dokumentenbasierten Denk- und Arbeitsweise eines gewöhnlichen CMS lösen und die vorhandenen Daten in kleine, wiederverwendbare Informationseinheiten aufteilen. Zusammenhängende Dokumente sind in einzelne Topics zu zerlegen, die jeweils genau eine einzige Fragestellung beantworten. Über Auszeichnungssprachen wie XML lassen sich die Informationen strukturiert abbilden und speichern.

Große Mengen vorhandener Daten einer Technischen Dokumentation händisch aufzubereiten, ist mit viel Aufwand verbunden und kaum wirtschaftlich sinnvoll zu realisieren. Die massenhafte Datenaufbereitung erfordert automatisierte, intelligente Lösungen und Tools, die auch Redundanzen beziehungsweise Duplikate erkennen und minimieren und ein effizientes Variantenmanagement ermöglichen. Zu guter Letzt darf natürlich die Integrität der Dokumentationen während der Migration zu einem Component-CMS nicht leiden. Es sind Lösungen und Tools notwendig, die die Integrität der Inhalte und Daten sicherstellen.

Wie Ihnen plusmeta bei der Aufbereitung von Bestandsdokumenten für ein CCMS hilft

Glücklicherweise unterstützt Sie die Software von plusmeta bei der Einführung eines Component Content Management Systems und der dafür notwendigen Aufbereitung Ihrer Bestandsdokumente.

Eine speziell dafür entwickelte Künstliche Intelligenz führt eine Varianten- und Ähnlichkeitsanalyse Ihrer Bestandsdokumente durch. Die cloudbasierte Lösung von plusmeta analysiert Ihre Daten und klassifiziert mithilfe von KI die Topics. Benötigte Metadaten lassen sich KI-gestützt automatisiert vergeben. Selbst für eine sehr große Anzahl von Informationsbausteinen sind die Metadaten mit wenigen Mausklicks erzeugt. Dank Künstlicher Intelligenz ist die Metadatenvergabe deutlich weniger fehleranfällig und bis zu 80 Prozent schneller. Bereits vergebene Metadaten lassen sich mit plusmeta prüfen und gegebenenfalls harmonisieren. Bei Bedarf können Sie sie manuell bearbeiten und automatisch wieder in das CCMS zurückspielen.

Damit ein CCMS funktionieren kann, ist die korrekte Vergabe von Metadaten an einzelne Informationseinheiten essenziell. • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas

Mit plusmeta machen Sie Ihren Content bereit für den Einsatz im CCMS

Haben Sie die Vorteile und Möglichkeiten eines Component Content Management Systems überzeugt und planen Sie ein Migrationsprojekt zur Einführung eines solchen Systems? Dann zögern Sie nicht und setzen Sie sich per E-Mail oder telefonisch mit uns in Verbindung. Wir beraten Sie ausführlich, wie Sie mit plusmeta Ihre Bestandsdokumente schnell und mit wenig Aufwand passend aufbereiten.

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