VDI-2770-Pakete mit KI (Künstliche Intelligenz) erstellen

VDI-2770-Dokumentationscontainer mit plusmeta erstellen • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas/Shutterstock.com

Mit unserem Workflow VDI-2770-Pakete erstellen generieren Sie im Handumdrehen Standard-konforme Dokumentationscontainer. Im ersten und zweiten Beitrag dieser Blogserie haben wir typische Fragen aus VDI-2770-Projeken beantwortet. Heute erfahren Sie, wie Sie VDI-2770-Pakete schnell und einfach mit plusmeta erstellen können.

Pakete im Handumdrehen erstellen – geführt von plusmeta

Für die Erstellung von VDI-2770-Dokumentationscontainer gibt es in plusmeta einen speziellen Workflow. Dieser leitet Sie Schritt für Schritt durch die Paketerstellung.

Workflow in plusmeta • Grafik: plusmeta GmbH

Schritt 1: Dokumente zuweisen

Im ersten Schritt laden Sie Ihre Dokumente in die plusmeta Plattform hoch. Das geht komfortabel per Drag & Drop.

Da die VDI 2770 die Dokumente in bestimmten PDF/A-Formaten fordert, laden Sie Ihre Dokumente im einfachsten Fall direkt in diesem Format hoch. plusmeta prüft jedes hochgeladene PDF-Dokument auf seine PDF/A-Kompatibilität und zeigt die entsprechende PDF/A-Variante an. So sehen Sie auf den ersten Blick, ob Ihre Dokumente im passenden Format vorliegen. Sollten Ihre PDFs noch nicht dem entsprechenden Format entsprechen, kann plusmeta Sie bei der Konvertierung unterstützen.

Möchten Sie neben den geforderten PDF/A-Dateien auch die Quellformate der Datei (z.B. Excel-Dateien und CAD-Daten) in das Paket übernehmen, lässt das die VDI 2770 in Form sogenannter Formatvarianten zu. plusmeta kann diese Formatvarianten direkt mit der zugehörigen PDF/A-Datei verknüpfen und dadurch eine korrekte Ausgabe der Dateien mit Formatvarianten sicherstellen. Auch die Metadaten werden dabei verknüpft.

Um verschachtelte Pakete zu erzeugen, können Sie auch bestehende VDI-Pakete hochladen. Dabei prüft plusmeta, ob die Pakete richtlinienkonform sind.

Dokumente zuweisen: VDI-2770-PDF, Formatvarianten und VDI-2770-Pakete • Grafik: plusmeta GmbH

Schritt 2: Metadaten erkennen

Im zweiten Schritt analysiert die Künstliche Intelligenz von plusmeta die Dokumente und vergibt automatisiert passende Metadaten. Welche Metadaten vergeben werden, hängt von der Konfiguration in plusmeta ab. Die Sprache und die VDI-2770-Dokumentkategorie sind vorkonfiguriert und werden standardmäßig vergeben.

Darüber hinaus können in der Konfiguration auch Mappings hinterlegt werden. So können Sie beispielsweise Ihre unternehmensspezifischen Dokumentarten den VDI-2770-Dokumentkategorien zuordnen.

Wenn der KI Ihre Produkte bekannt sind, kann plusmeta bei entsprechendem Vorkommen in den Texten auch die Produktzuordnung vornehmen. Um die Produkte bekannt zu machen, können Sie die relevanten Informationen vorab beispielsweise über den Excel-Import in plusmeta hochladen.

Gibt es eindeutige Kennungen in den Dokumenten oder im Dateinamen wie z.B. die Seriennummer, können diese mithilfe von Extraktoren ausgelesen werden.

Häufig gibt es für zu erstellende VDI-Pakete eine konkrete Bestellung mit Auftragsnummer, Seriennummer, Technischen Plätzen und DIN SPEC IDs. Ist das bei Ihnen der Fall, können Sie diese bekannten Daten als Metadaten-Vorgaben setzen oder per direkter Schnittstelle aus einem anderen System übertragen.

Metadaten erkennen • Grafik: plusmeta GmbH

Schritt 3: Metadaten prüfen und vergeben

Das Ergebnis der Metadatenvorhersage sehen Sie in der Ansicht Metadaten prüfen und vergeben. Hier können die Metadaten geprüft werden und ggf. nötige Änderungen vorgenommen werden. Metadaten, die die KI nicht erkennen kann, ergänzen Sie unkompliziert.

Sie können die Dokumente in der angezeigten Reihenfolge abarbeiten oder über Filter thematisch zusammengehörige Dokumente finden. Wenn Sie Dubletten in den Dokumentensätzen vermuten, kann die Ähnlichkeitsanalyse in plusmeta Aufschluss geben.

Alle Metadaten, die Sie gesichtet haben, nehmen Sie ab. Eine Fortschrittsanzeige an jedem Objekt und eine über das gesamte Projekt visualisieren Ihren Fortschritt. So behalten Sie auch in Paketen mit vielen Dateien den Überblick.

plusmeta prüft kontinuierlich gegen die Vorgaben der Richtlinie und lässt Sie erst in den letzten Workflow-Schritt, wenn alle Anforderungen des Standards erfüllt sind. So wird unter anderem geprüft, dass allen Dokumenten eine Dokumentkategorie und ein instanzieller Produktbezug mit einer eindeutigen Identifikation (z.B. eine Seriennummer oder DIN SPEC ID) zugeordnet ist.

Die Informationen zum Paketersteller bzw. zur verantwortlichen Organisation zieht plusmeta automatisch aus Ihren Organisationseinstellungen.

Weitere in der VDI 2770 vorgesehene Metadaten, wie etwa die „Keywords“ oder die „Summary“ generiert plusmeta automatisch. Dabei ist es auch möglich passende Summary-Texte für Dokumentkategorien und -subkategorien (beispielsweise Zertifikatstypen) zu hinterlegen. Bei Bedarf können Sie die Metadaten aber auch als Freitextfeld hinzufügen oder die Befüllung aus vorhandenen Metadaten triggern. Das geht über Konfigurationen. Die Möglichkeiten stellen wir Ihnen gerne in einer Demo vor.

Metadaten prüfen und vergeben • Grafik: plusmeta GmbH

Häufig ist im Kontext der VDI 2770 auch die Angabe einer DIN SPEC ID gefordert. plusmeta bietet hier die Möglichkeit, diese automatisiert auf Grundlage von Metadaten wie beispielsweise der Seriennummer zu generieren. Dabei kann auch direkt ein QR-Code erstellt werden.

Bei der Generierung einer DIN SPEC ID, kann plusmeta auch eine Verschlüsselung mit namensbasierter UUID (v5) vornehmen. Da bei dieser Methode auf Grundlage einer bekannte Zeichenkette (z.B. die Seriennummer) verschlüsselt wird, kann die gleiche DIN SPEC ID unabhängig voneinander im plusmeta-Workflow und in der Produktion generiert werden, wo das Typenschild häufig erstellt und angebracht wird.

Automatische Erzeugung einer verschlüsselten DIN SPEC ID auf Basis der Seriennummer • Grafik: plusmeta GmbH

Schritt4: VDI-2770-Paket generieren – Alles verpackt auf Knopfdruck

Wenn alle erforderlichen Metadaten gesetzt und geprüft sind, können Sie im letzten Workflow-Schritt das VDI-2770-Paket generieren.

VDI-2770-Paket generieren • Grafik: plusmeta GmbH

Für jedes angegebene Produkt wird ein Dokumentationscontainer erstellt. Dieser enthält eine PDF- und eine XML-Main-Datei sowie einen Dokumentcontainer für jede PDF-Datei. Im Dokumentcontainer finden Sie außerdem jeweils die passende XML-Datei mit den Metadaten sowie etwaige Formatvarianten.

Das Ergebnis • Grafik: plusmeta GmbH

Das generierte Paket ist auch bei vielen Dokumenten im Handumdrehen erstellt und steht zum Download bereit.

Sie wollen testweise Ihre eigenen Dokumente im “VDI-2770-Paket erstellen” Workflow sehen? Das zeigen wir Ihnen gerne in einer unverbindlichen Demo.

VDI-2770-Dokumentationscontainer sind ein wichtiger Baustein in der digitalen Datenkette (Stichwort: Digital Data Chain) zum effizienten Austausch digitaler Herstellerinformationen. Mit plusmeta sind Sie ideal vorbereitet.

Ihre Fragen zur VDI 2770 sind noch nicht beantwortet? Dann schreiben Sie uns eine E-Mail an hallo@plusmeta.de!