Onboarding aus dem Homeoffice

Onboarding im Homeoffice • Bild: plusmeta

Hygienevorschriften, Homeoffice-Anweisung und Abstandsregeln sind nicht gerade die idealen Bedingungen für ein Onboarding. Wie schon vor einem Jahr standen wir erneut vor der Herausforderung, mitten in der Corona-Krise zwei neue Mitarbeiterinnen einzuarbeiten. Durch die Umstände war der gesamte Prozess eine kleine Challenge, die aber mit guter Vorbereitung meisterbar war.

Wie funktioniert das Onbaording bei einem Start-up trotz Corona-Krise?

In diesem Beitrag erzähle ich Dir, wie das Onboarding bei plusmeta abgelaufen ist. Vielleicht kann ich Dir auf diese Weise ein paar Inspirationen für Dein nächstes Onboarding im Homeoffice mit auf den Weg geben.

Aber bevor ich loslege, noch ein paar Worte zu unserer neuen Verstärkung: Seit Anfang März sind Eva und Melina Teil unseres Teams.

Das plusmeta-Team mit Eva und Melina • Bild: plusmeta

Eva übernimmt verschiedene Kundenprojekte und wird unsere Kunden bei der idealen Konfiguration unserer Software unterstützen. Gemeinsam mit Fabienne erarbeitet sie außerdem ein Schulungskonzept, damit wir unseren Kunden in Zukunft einen noch leichteren Einstieg in unsere Software geben können. Vor Ihrem Einstieg bei plusmeta war Eva 6 Jahre bei einem Dienstleister für Technische Kommunikation als Technische Redakteurin und Beraterin tätig. Ihre Erfahrung aus dem Doku-Alltag wird sie sicher in ihren Projekten nutzen können.

Melina unterstützt Fabienne beim Schreiben auf unserem Blog – so wie auch gerade jetzt: Es freut mich also, dich kennenzulernen! 😉 Ich schreibe aktuell meine Bachelorarbeit und arbeite bei plusmeta als Werkstudentin im Bereich Marketing. Das folgende Onboarding erzähle ich Dir also aus meiner Sicht.

Der Einstellprozess

Eigentlich begann die Herausforderung schon einen Schritt vor dem Onboarding mit dem Einstellungsprozess. Dieser lief bei uns über die Plattform Microsoft Teams ab. Das Videokonferenz-Tool ermöglicht ein erstes Kennenlernen und ist perfekt zum Klären der Formalitäten. Ich hatte mein erstes Gespräch auch über Microsoft Teams – für mich aktuell eine super Alternative zum Gespräch vor Ort.

Vertragsunterzeichnung

Nachdem Eva und ich uns für plusmeta entschieden hatten, ging es ans Unterzeichnen des Vertrags. Wir entschieden uns hierbei für ein kurzes persönliches Treffen vor Ort. Dabei hielten wir natürlich die entsprechenden Hygienemaßnahmen ein. Um ein persönliches Treffen zu vermeiden, können die Unterlagen auch per Post verschickt werden.

Die Vorbereitungen

Von den Vorbereitungen für das Onboarding bekam ich selbst nicht viel mit. Meine Aufgabe war lediglich meinen Arbeitslaptop im Büro abzuholen. Maske auf, ab ins Büro, Laptop eingepackt und schon konnte es losgehen - viel unkomplizierter als gedacht.

Nun lag es an mir, meinen Homeoffice-Platz einzurichten. Natürlich wurde ich von Jan, dem Geschäftsführer von plusmeta, mit allem was ich brauchte ausgestattet.

Was Eva und ich hierbei erstmal nicht mitbekam, waren die Onboarding-Vorbereitungen „hinter den Kulissen“. Da hatten Fabienne, Jan, Max und Stephan einiges zu tun. Sie stellten unter anderem das Arbeitsmaterial bereit und bereiteten die ersten Arbeitstage vor. Um die Einrichtung des virtuellen Arbeitsplatzes möglichst komfortabel zu gestalten, schnürte Max ein Download-Pakete mit allen, für den Arbeitsalltag notwendigen, Applikationen. Am ersten Arbeitstag konnten wir so mit wenigen Klicks unsere Arbeitsumgebung einrichten.

Damit man hier nichts vergisst, ist es immer sinnvoll, sich einen Überblick über die To Do’s der ersten Arbeitswoche zu verschaffen. Hierfür erstellte Fabienne eine Art Stundenplan. In diesem waren alle unsere Termine der ersten Woche vermerkt. Hierzu zählte zum Beispiel das Einrichten der nötigen Arbeitsumgebung auf dem Laptop mit Max, unserem Entwickler, oder aber auch ein paar Kennenlernspiele – dazu später mehr.

Unser Stundenplan für die erste Woche • Bild: plusmeta

Der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag lief wie in unserem „Stundenplan“ festgelegt ab. Er begann mit einem kurzen Telefonat, bei dem ich gemeinsam mit Fabienne meinen Laptop einrichtete. Danach trafen wir uns zu einem ersten Online-Meeting, in welchem uns das Team willkommen hieß. So arbeiteten wir Termin für Termin ab und schon war der erste Arbeitstag vorbei.

Wobei, eine tolle Sache habe ich vergessen – die Kennenlernspiele. Du fragst Dich bestimmt, wie ein Kennenlernen bei einem Online-Onboarding überhaupt möglich ist.

Das Kennenlernen

In gewöhnlichen Zeiten würde man seine Kollegen im Büro an der Kaffeemaschine treffen oder beim gemeinsamen Mittagessen ins Gespräch kommen. Damit sich die neuen Mitarbeiter gut ins Team einfinden können, ist das Kennenlernen wichtig. Remote sollten daher unbedingt Möglichkeiten geschaffen werden, sich gegenseitig kennenzulernen.

Ein Beispiel hierfür sind die erwähnten Kennenlernspiele. Das mag zunächst langweilig oder nach Schule klingen. In der Praxis ist das aber durchaus witzig und man erfährt interessante Dinge über die anderen Personen. Auch die „alten“ Arbeitskollegen werden hierbei nicht gerade selten von neuen Fakten über den jeweils anderen überrascht.

Ein Kennenlernspiel war das “Wahr-unwahr”-Spiel. Hier muss sich jeder drei Aussagen über sich selbst überlegen - zwei davon sind falsch und eine wahr. Im Anschluss müssen die Kollegen erraten, welche von den drei Aussagen der Wahrheit entspricht.

Dabei konnten Eva und ich die ein oder andere witzige Information über unsere neuen Kollegen herausfinden – wie zum Beispiel, dass Fabienne früher Trampolin im Verein gesprungen ist oder dass unser Gründer Jan schon mal Vorband von Silbermond war. Auch die “alten” Kollegen waren über diese neuen Infos sehr überrascht. Ich bin deshalb überzeugt, dass so ein Kennenlernspiel sehr interessant sein kann und definitiv Gesprächsstoff für die nächste Kaffeepause im Büro liefert.

In einem weiteren Spiel haben wir uns im Voraus verschiedene Fragen überlegt wie “In welchem Land würdest Du gerne Leben?“. Um eine Person für die Antwort zu bestimmen, haben wir ein “Picker Wheel” verwendet.

Dieses “Picker Wheel” war teil eines Spiels • Quelle: tools-unite.com/tools/random-picker-wheel

Eine weitere Möglichkeit des virtuellen Kennenlernens sind die sogenannten Coffee Breaks. Hier werden kurze Treffen zwischen zwei Personen im Kalender vermerkt, bei denen man sich mit einer Tasse Kaffee etwas besser kennenlernen kann.

Mir persönlich haben die Coffee Breaks sehr gut gefallen. Wir konnten uns so ein Stück besser kennenlernen. Die Kaffeepausen im Büro werden sie jedoch nicht ersetzten können.

Die ersten Arbeitswochen

Nach dem ersten Arbeitstag und dem Kennenlernen war das Onboarding natürlich noch nicht vorbei. In den ersten beiden Arbeitswochen stand unter anderem eine plusmeta-Schulung für Eva und mich auf dem Plan. Die Schulung war auf mehrere Tage verteilt. Fabienne erklärte uns in der Schulung Schritt-für-Schritt wie plusmeta funktioniert und wie wir mit der Plattform arbeiten können.

Die Schulung stellte auch einen ersten Testlauf für unser neues Schlungskonzept dar. Falls Du also Interesse an einer plusmeta-Schulung hast, schau doch in den nächsten Wochen auf unserer Website oder unserem Blog vorbei. Wir haben da nämlich einiges geplant.

Aber wieder zurück zum Onboarding: In der ersten Arbeitswoche arbeiteten wir uns mit mithilfe des Teams Stück für Stück in unsere fachlichen Aufgabengebiete ein. Das täglich stattfindende “Daily” half uns dabei, Aufgaben zu verteilen bzw. zu priorisieren und offene Fragen zu klären. Dabei bekamen wir als neue Mitarbeiter automatisch mit, welche Themen im Unternehmen bearbeitet werden und an welcher Stelle weitere Infos zum Einstieg wichtig wären.

Die ersten Arbeitswochen vergingen so wie im Flug. Eva und ich fanden uns Stück für Stück in den abwechslungsreichen Arbeitsalltag bei plusmeta ein.

Interessantes Onboarding trotz Homeoffice

Durch die bisher im Homeoffice durchgeführten Onboarings haben wir gelernt, dass es auch “remote” möglich ist, neue Mitarbeiter ins Team zu integrieren. Trotz Homeoffice gelang es uns, unseren Unternehmensspirit zu transportieren und die fachliche Einarbeitung anzustoßen. Gerade Start-ups haben hierfür die nötige Flexibilität und Kreatvität, um Herausforderungen wie “Onboarding mit Abstand” zu meistern.

Wir freuen uns, wenn wir auch Dir ein paar neue Inspirationen für Dein nächstes Onboarding mitgeben konnten.

Du willst mehr erfahren?

Du wirkst mit bei der Erstellung von technischen Informationen und willst wissen, wie wir Dir dabei helfen können, Deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten? Dann schau doch auf unserer Website vorbei. Hier findest Du neben unserem gesamten Team auch mehr über unsere plusmeta-Plattform und wie Du sie für Dich einsetzten kannst.

Na, neugierig geworden? Dann geht es hier zur Website: plusmeta-Website